中小企業が知っておきたい勤怠管理ツールの選び方

はじめに

この記事は、中小企業の経営者や人事担当者が、従業員の勤怠管理に悩んでいる方々に向けて書かれています。「毎月の勤怠チェックが面倒」「手書きの伝票でミスが多い」「従業員の働き方が多様化しているのに対応できていない」といった悩みを解決するために、適切な勤怠管理ツールの選び方を紹介します。

勤怠管理ツール導入のメリット

業務効率の向上

例えば、あなたの会社では、毎月手作業で従業員の勤怠を集計し、給与計算をしているとしましょう。この方法では、従業員数が増えるたびに手間が増し、ミスが発生する可能性も高くなります。勤怠管理ツールを導入すれば、これらの作業が自動化され、担当者の負担が大幅に軽減されます。

具体例: 勤怠管理ツールを使えば、従業員が出勤・退勤時間を打刻するだけで、その情報が自動で集計され、残業時間や休暇の管理も簡単に行えます。

ミスの削減

手書きやエクセルでの管理では、計算ミスや入力ミスが発生しやすいです。例えば、1時間の残業を計算ミスで2時間と記載してしまうことも。ツールなら、自動計算機能があるため、こうした人為的なミスを防げます。

法令遵守の強化

労働基準法などの法令に基づいた勤怠管理が求められる中、小さな企業ほど法令対応が難しい場合があります。特に、働き方改革や時間外労働に関するルールを守ることは、企業の信頼性を守るためにも重要です。勤怠管理ツールには、こうした法令に対応した機能が標準で備わっているものが多いため、安心して運用できます。

勤怠管理ツールを選ぶ際のポイント

1. 会社の規模と従業員数に合ったツールを選ぶ

小さな企業では、シンプルで使いやすいツールを選ぶのがポイントです。例えば、従業員数が少ない企業では、月額料金が安く、簡単に勤怠の記録ができるツールがぴったりです。一方、従業員が多くなると、より多機能で、将来的に拡張可能なツールが必要になります。

具体例: 例えば、10人未満の企業では、月額数百円の「シンプルなツール」を選ぶことで、コストを抑えつつ効率化を実現できます。従業員数が50人を超える場合、より多機能で管理が簡単な「スケジュール調整や給与システムと連携できるツール」を選ぶ方が、長期的に見て便利です。

2. 使いやすさ

勤怠管理ツールを選ぶ際には、誰でも使いやすいことが大切です。特に、現場のスタッフや管理者がストレスなく使えることが重要です。導入前に無料トライアルやデモを活用し、実際に使ってみることをおすすめします。

具体例: 「ジョブカン勤怠管理」などは、画面がシンプルで直感的に操作できるため、初めて使う人でもスムーズに導入できます。

3. 法令対応機能

例えば、時間外労働の管理や有給休暇の管理が必要です。これらの機能がしっかり備わっていないツールを選ぶと、法令違反になるリスクが高まります。働き方改革関連法に対応したツールを選ぶことで、企業のリスクを減らすことができます。

具体例: 「KING OF TIME」などは、時間外労働や深夜労働などに対応した機能を提供しており、企業が法令を遵守しやすくなります。

4. コスト

予算に応じて、適切なツールを選びましょう。ただし、初期費用や月額料金が安くても、必要な機能が欠けていると、後で余計なコストがかかることがあります。まずは必要な機能をリストアップし、それに見合ったツールを選ぶことが大切です。

具体例: 月額300円〜500円のツールは、基本的な勤怠管理には十分ですが、高度な機能を必要とする場合は、少し高めのツールを検討することが必要かもしれません。

5. 既存システムとの連携性

給与計算や人事管理システムと連携できるツールを選ぶと、データ入力の手間を省け、ミスも減らせます。特に、経理担当者が給与計算を担当している場合は、システム間でのデータ連携が大きなメリットになります。

具体例: 「freee勤怠管理」は、同じfreeeシリーズの会計や人事労務とシームレスに連携できるため、シンプルにデータを移行できて便利です。

6. サポート体制

ツールに不明点があったり、トラブルが発生した際に迅速にサポートを受けられる体制が整っていることは非常に重要です。サポート体制がしっかりしていれば、導入後も安心して運用できます。

まとめ

勤怠管理ツールは、中小企業の業務効率化や法令遵守において非常に有用です。ツールを選ぶ際は、自社の規模やニーズに合ったものを選ぶことが重要です。この記事で紹介した選定ポイントやおすすめツールを参考に、ぜひ最適な勤怠管理ツールを導入して、管理業務の負担を軽減してください。

中小企業が知っておきたい勤怠管理ツールの選び方

はじめに

勤怠管理ツール導入のメリット

勤怠管理ツールを選ぶ際のポイント

おすすめの勤怠管理ツール

まとめ

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